Elektronische Rechnungen - Praxistipps

Mit dem Steueränderungsgesetz 2011 wurden mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt (Änderung § 14 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes). Seit dem 1. Juli können Rechnungen auf Papier „oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers“ auch elektronisch übermittelt werden.

Erlaubte Übermittlungsformen

Ein Rechnungsversand ist möglich:

• durch Email (Versand als schlichter Mailanhang ohne Signatur ausreichend)
• als PDF oder als Textdatei (Email-Anhang oder auch zum Download)
• Computer-Fax/Fax Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung)
• Datenträgeraustausch
• EDI Verfahren und qualifizierte elektronische Signatur (wie bisher weiterhin möglich)

Praxistipp: Zur Vorbereitung einer möglichen Umsatzsteuer-Nachschau sollten Rechnungen nicht in allgemeine Dateiordner downgeloadet werden, sondern ausschließlich in hierfür eingerichtete Dateiordner.

Unverändert gilt für elektronische Rechnungen als auch für Papierrechnungen, dass (§ 14 Abs. 1 UStG):

1. die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
2. die Unversehrtheit ihres Inhalts und
3. ihre Lesbarkeit

gewährleistet sein müssen. Wie der/die Unternehmer die genannten drei Punkte erfüllen, schreibt das Gesetz nicht mehr vor.

Eine elektronische Rechnungsfakturierung erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers. Dies u.a. deshalb, weil der Rechnungsempfänger das Risiko des Vorsteuerabzugs trägt. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Die Zustimmung hat ausdrücklich zu erfolgen, kann ggf. aber auch konkludent, z.B. durch Zahlung der Rechnung gegeben sein.

Praxistipp: Elektronische Rechnungen werden im Rahmen einer Umsatzsteuer-Nachschau zur Vorlage in elektronischer Form verlangt. Die maßgebliche Rechtsgrundlage ist § 27 b Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes. Der Betriebsprüfer kann dabei auch das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers nutzen.

Um dem Betriebsprüfer im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau nicht den gesamten Email-Verkehr zur Verfügung stellen zu müssen, sollte mit der Zustimmung zur elektronischen Übermittlung eine eigene Email-Adresse eingerichtet werden und diese allen Rechnungsstellern als Adresse zur Übermittlung angegeben werden.

Sofern die notwendigen organisatorischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, sollte die Zustimmung generell verweigert werden. Dies schon bei Auftragserteilung oder ggf. durch schriftliche Rückäußerung gegenüber dem Auftragnehmer.

Eine zu berichtigende elektronische Rechnung wird auch nicht dadurch storniert, dass der Rechnungsempfänger die Rechnung per Email wieder zurücksendet. Gegebenenfalls vorzunehmende Rechnungskorrekturen müssen bei elektronischen Rechnungen deutlich kenntlich gemacht und nachvollzogen werden können (Ergänzungs-/Korrekturbeleg).

Zu beachten ist, dass ein erneutes Senden der Rechnung per Email als Doppelrechnung gilt und dadurch die Regelungen im Umsatzsteuergesetz für den unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweis Anwendung finden (§ 14c Umsatzsteuergesetz). Weist der die Rechnung sendende Unternehmer erneut Umsatzsteuer aus, schuldet er diese bzw. es wird eine formelle Berichtigung des Umsatzsteuerausweises notwendig!